Comment recruter un(e) assistant(e) ?

Vous venez de créer votre entreprise, d'embaucher vos premiers salariés "terrain", et de developper votre carnet d'adresse, c'est le moment pour vous d'être fier du grand pas qui à été franchi ! Mais à présent il est temps de savoir comment recruter un(e) assistant(e).

Recruter quelqu'un pour ce poste va vous permettre de vous libérer plus de temps :

• à la recherche de clients,
• aux rendez-vous de diagnostics,
• aux devis,
• être sur les chantiers,
• et être dans la paperasse après vos journées déjà bien remplies,

Il faut dire qu'il peut être difficile de déléguer ces tâches à une autre personne que l'on connaît peu.

Pourquoi recruter un(e) assistant(e) ?

La question de travailler avec une assistante pour la partie administrative de votre entreprise se pose lorsque :

• vos semaines commencent tôt et finissent tard,
• votre famille se plaint de ne plus vous voir,
• vos clients vous relancent pour le devis qu'il n'ont pas reçu,
• vous ne trouvez plus le temps de vous occuper des factures,
• vous oubliez de passer la commande auprès de votre fournisseur pour le chantier qui commence bientôt,
• votre comptable vous relance parce que vous ne lui avez pas apporté vos documents depuis 2 mois,
• vous avez reçu une relance de l'URSSAF pour un courrier que vous n'avez même pas ouvert,
• votre dossier QUALIBAT attend sur votre bureau que vous ayez retrouvé ce justificatif qu'on vous a demandé il y a 6 semaines...

En effet, si vous vous reconnaissez dans au moins l'une de ces situations, il est peut-être temps de demander de l'aide.

Apprenez à Déléguer !

Vous pouvez réfléchir à ce qui n'est pas naturel chez vous. Repérez les tâches qui vous prennent le plus de temps et que quelqu'un pourrait mieux réaliser que vous et avec moins de résistance.

Donc vous êtes artisan et vous avez un savoir-faire technique. C'est sur celui-là que vous devez vous concentrer et pas sur autre chose ! De plus, l'autre point à ne surtout pas négliger : vos clients, vous devez les bichonner !

Pour vous concentrer au maximum sur ces deux aspects, il est crucial de recruter un(e) assistant(e) !

Choisir un(e) assistant(e) sans se tromper

Première étape

Avant de recruter, vous devez commencer par estimer le temps que nécessite votre gestion administrative et commerciale. Au démarrage, il est tout à fait possible de faire appel aux services d'un(e) secrétaire indépendant(e). Selon vos besoin, une demi-journée ou une journée par semaine est probablement suffisant pour :

1. Ouvrir et trier le courrier,
2. Préparer le paiement des factures,
3. Rassembler les pièces à transmettre à votre comptable,
4. Éditer vos factures de vente,
5. Préparer les remises de chèques,
6. Répondre à des courriers administratifs : assurance, organismes sociaux,
7. Faire les demandes de prise en charge de formation...

L'avantage de faire appel à un(e) assistant(e) indépendant(e) est qu'il/elle a une obligation de résultat et a généralement le sens du service client : vous êtes son client ! Ça pourra également vous permettre d'avoir de la souplesse dans votre organisation. Elle pourra probablement rajouter du temps pour des dossiers ponctuels qui demandent un bon coup de collier, comme par exemple :

• Vos demandes de qualification.

Deuxième étape

Si le volume de travail administratif devient trop important, pensez à recruter une(e) assistant(e) à temps partiel (le minimum légal est de 24h) ou à temps complet. Vous pourrez alors lui confier également :

• La rédaction de vos devis,
• La planification de vos chantiers,
• Le standard téléphonique,
• La relance commerciale si vous êtes vraiment débordé,
• La tenue de tableaux de bord,
• Et d'autres tâches administratives annexes...

En fonction du niveau de responsabilité que vous voulez confier à cette personne, qui pourra rapidement devenir indispensable, vous chercherez :

• une assistante administrative (pour de la gestion administrative simple)
• une assistante de gestion (pour une grande polyvalence)
• une assistante commerciale (si votre besoin est plutôt sur le suivi de vos clients)
• une assistante de direction (si vous avez besoin d'un véritable bras droit / votre binôme au quotidien)

Troisième étape

Pour recruter la bonne personne, lors de l'entretien, voici les qualités et les compétences que vous devez rechercher :

• L'écoute,
• L'organisation et la gestion du temps,
• La capacité à faire des reportings,
• La capacité d'adaptation,
• La maitrise des outils informatiques, (suite Office,...)
• L'orthographe (et ce n'est pas un détail !)

Dernière étape

En fonction du niveau de responsabilité, vous pourrez être amené à sonder :

• son sens de la confidentialité,
• son sens de la priorisation,
• Et sa polyvalence (sur les questions RH par exemple, voir juridiques).

Vous devez avoir parfaitement confiance en cette personne et avoir un "feeling" qui vous permettra de bien communiquer, pour bien faire circuler l'information.

C'est le moment pour vous de recruter votre assistant(e) !

À présent, vous savez comment recruter un(e) assistant(e) qui sera capable de vous apporter l'aide nécessaire au bon développement de votre entreprise.

Mon expérience : comment j'ai recruté mon assistante

Lorsque je me suis lancé à mon compte, je n'arrivais plus à gérer et la partie terrain et la partie administrative, c'est pourquoi j'ai commencer à travailler avec une assistante administrative.