Comment trouver du temps pour faire ses papiers en tant qu'artisan ?

Faire ses papiers administratifs et la tâche que nous voulons tous éviter et pourtant il faut tout de même trouver le temps pour le faire. Elles font partie de notre vie à tous, en premier dans notre vie personnelle, que ce soit des papiers relatifs à nos assurances, nos fiches de payes, les impôts, les diverses taxes. Mais quand on a une entreprise à gérer, on fait face à un volume de papiers encore plus important.

• Où faire pour trouver le temps nécessaire pour s’en occuper ?
• Comment réussir à ne pas se sentir submergé face à toute cette paperasse ?
• Par quel moyen apprendre à réorganiser son temps efficacement pour répondre à ces obligations ?
• Est-ce que je peux déléguer cette partie de mon travail ?
• Comment reprendre le contrôle, être à jour dans mes obligations et pouvoir me concentrer sur le coeur de mon activité ?

Réorganiser son temps pour faire ses papiers administratifs

Le plus grand enjeu va être de réorganiser son temps et de savoir prioriser. Quand on est artisan on est déjà débordé avec notre travail. On peut se sentir complètement largué par tous ces documents administratifs qui semblent ne plus en finir. Il existe des méthodes pour gérer au mieux ce temps.

La gestion des papiers administratifs est d’autant plus importante qu’une fois que vous la maitriserez parfaitement. Vous gagnerez en rigueur et serez beaucoup plus sereins, même pour votre paperasse personnelle.  Que ce soit pour votre comptabilité, ou tout autres papiers relatifs à votre entreprise le mot d’ordre sera l’organisation.

Savoir s'organiser pour faire ses documents administratifs

La première étape, avant même de se mettre à classer ses documents ou de les ranger de manière cohérente, c’est la gestion de votre temps. On connaît tous ces livres sur la motivation qui essayent de nous vendre du rêve en mettant en avant toujours plus productivité, de performance, de résultat. Mais souvent, ils ne semblent pas complètement en phase avec la réalité de ce qu’on vit.

Certains d’entre nous peuvent être un peu réticents à ce genre de discours et se dire : « C’est impossible de créer du temps supplémentaire, je suis déjà débordé, ces méthodes censées être magiques sur la productivité et rentabiliser son temps c’est n’importe quoi ».

Cependant, certaines de ces méthodes sont réalistes, et vous pouvez tout à fait les implémenter dans votre vie.

Une logique d'optimisation

L’objectif est d’apprendre à s’approprier son temps de la manière qui fonctionne le mieux pour soi, en étant dans une logique d’optimisation. La gestion administrative est une tâche incontournable pour tout chef d’entreprise. Elle peut être chronophage et ennuyante, mais elle est nécessaire. S’occuper de sa paperasse est d’une importance primordiale, ne serait-ce que pour se faire payer par ses clients. On n’a pas envie que ça prenne des semaines. On veut simplement que ce soit fait efficacement pour passer à autre chose.

Les 5 temps

Vous connaissez peut-être ce livre de Fabien Olicard qui s’appelle « Votre temps est infini ». Dans ce livre il catégorise le temps en 5 divisions bien spécifiques.

1. Le temps « professionnel » qui est celui où l’on est rémunéré.
2. Le temps « personnel » qui est un temps pendant lequel on prend du plaisir.
3. Un temps « pour soi » dans lequel on va se focaliser à progresser dans un domaine où à apprendre quelque chose.
4. Du temps « obligatoire » qui est le temps qui représente les tâches qu’on a à faire, qui sont essentielles.
5. Le temps « perdu » qui, assez logiquement, est le temps de la procrastination.

Ce découpage permet de percevoir sa journée à travers ces catégories-là de temps, et de faire un réel état des lieux de la gestion de son temps. Généralement nous plaçons la gestion des papiers administratifs dans le temps perdu.

Prioriser autrement sa gestion du temps

Tout l’objectif va être de réorganiser votre façon d’appréhender vos obligations administratives. De savoir les prioriser et de les faire basculer dans la catégorie du temps « obligatoire ». Une fois que vous aurez intégré ce changement dans votre routine, il vous sera beaucoup plus simple de vous occuper de vos papiers. L’enjeu sera bien plus clair : vous DEVEZ absolument le faire. Ce n’est plus une option, ni quelque chose que l’on remet à plus tard.

Quelles sont les actions à mettre en place ?

Premièrement, ouvrez votre courrier dès que vous le recevez. Ça peut paraître logique, mais on a tendance à entasser ses papiers, encore dans leur enveloppe, les laisser de côté sur une pile dédiée. En faisant ça, on a vaguement l’impression de les avoir triés, et donc en quelque sorte de s’en être occupé. Le courrier est souvent laissé longtemps, en piles sur un coin du bureau, espérant trouver un moment pour l’ouvrir. C’est un leurre, c'est uniquement une façon de retarder les choses.

Ouvrir son courrier dès qu’on le reçoit c’est la première chose à faire. Tant qu’on ne l’a pas ouvert, on n'a pas vu de quoi il s’agit. On a l’impression qu’il n’y a pas d’urgence, l’ouvrir permet d’y être confronté directement. Egalement pour les emails, c’est primordial de s’en occuper chaque jour. La procrastination, dans ce genre de situation, ça peut avoir des répercussions très fâcheuses sur la trésorerie de votre entreprise.

L'organisation

On ne le répétera jamais assez, l’organisation est capitale pour être productif et ne pas perdre de temps. Ça fonctionne donc évidemment aussi pour vos papiers. Mettez en place une procédure. Respectez bien les étapes que vous vous êtes imposés, parce que personne ne le fera à votre place.

Servez-vous de plusieurs bannettes de bureaux pour les documents papiers, ou de classeurs selon la quantité de papiers que vous avez. Faites-vous également des dossiers électroniques. Organisez de manière claire vos documents en les datant toujours. Par exemple, faites des dossiers :

1. documents à traiter
2. factures à payer
3. facture émises

Un code couleur

Vous avez la possibilité sur les ordinateurs de rajouter des tags ou des icônes de couleurs pour déterminer l’urgence ou non de tel ou tel fichier et dossier. Servez-vous en pour vous y retrouver plus facilement et être à jour dans vos priorités. Pour vos trieurs ou classeurs sur votre bureau, faites en sorte d’avoir les plus anciens documents sur le dessus de la pile pour les traiter dans l’ordre. Avoir cette organisation ça va vous éviter d’avoir des papiers dans tous les sens et un bureau sens dessus-dessous.

Avoir un bureau

En tant qu’artisan ce n’est pas automatiquement le cas selon votre activité, mais ayez toujours un endroit dédié pour vos documents. Vous ne perdrez plus aucun document et saurez ce qui a été traité et ce qu’il reste à faire.

Maintenant que tout est organisé et que plus rien ne traîne, il faut à présent tout classer pour vous éviter de perdre un temps fou à chercher vos documents. Notamment pour les documents qui ne sont plus « à traiter » mais qu’il faut conserver ou archiver.

Comment ranger ses documents administratifs ?

Il faut ranger par nature dans différents classeurs. Pensez bien à utiliser des classeurs de couleurs dédiées à chaque type de documents pour bien les identifier et y avoir accès en un coup d’oeil. Pour vous faciliter encore plus la tâche, nommez toujours vos documents avec les mots clés principaux et classez-les par ordre chronologique avec leur date apparente. Vous pouvez aussi utiliser des intercalaires pour chaque client, fournisseur, et prestataire. En faisant ça, vous économiserez énormément de temps.

Le meilleur conseil est de scanner tous vos documents au fur et à mesure que vous les recevez. C’est de loin la solution la plus efficace pour ne perdre aucun document et gagner du temps.

Avoir tout essayé, mais ne pas y arriver

Maintenant, si malgré tout ces conseils vous avez toujours l’impression ou la certitude de ne pas avoir le temps pour vous occuper de vos papiers, ne paniquez pas. Parfois, on a beau essayer, on n’arrive pas à tout gérer. Une journée ne comporte que 24 heures, et il est difficile pour un artisan, un chef d’entreprise, même une entreprise unipersonnelle, de tout faire tout seul. Si vous êtes dans cette situation et que vous en avez les moyens, n’hésitez pas à déléguer. Concentrez-vous sur ce que vous savez faire, à savoir votre coeur de métier, et confiez la paperasse à un ou une spécialiste.

Déléguer ses tâches administratives

Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire d’embaucher quelqu’un pour obtenir de l’aide. Vous pouvez tout à fait faire appel à un assistant indépendant pour vous décharger et vous conseiller. Vous devriez à présent être à même de travailler plus sereinement. C’est quand même plus agréable que de devoir travailler en sachant que vous avez des centaines de papiers non organisés qui vous attendent.

En ayant mis tout cela en place vous devriez vous sentir moins débordés, et moins oppressés. Grâce à la réorganisation de vos papiers et la gestion de vos priorités, votre emploi du temps devrait vous sembler plus clair. Vous savez exactement ce que vous avez à faire, quand, et où, et vous avez même débloqué du temps pour vos obligations administratives. Vous pouvez donc anticiper, et être maître de votre temps et de votre travail.

Google Drive

Faites une copie de tous vos dossiers et mettez-les en ligne sur le Drive lié à votre compte Google. De cette manière vous y aurez accès à n’importe quel moment et sur n’importe quel ordinateur ou même sur téléphone avec l’application.

C’est la magie du cloud. L’avantage du cloud c’est que vous n’aurez plus peur que votre ordinateur plante et perde toutes vos données. Si vous avez tous vos documents réunis sur ce Google Drive, vous aurez la certitude de ne jamais pouvoir les perdre complètement. En utilisant les autres fonctionnalités de Google comme le Google Agenda, vous pouvez très facilement les synchroniser et avoir toutes vos informations accessibles rapidement.